Офлайн мероприятия это что значит

Офлайн мероприятия — это события, которые проходят в реальном мире, в отличие от онлайн форматов. Они могут включать конференции, выставки, мастер-классы и другие собрания людей, где участники взаимодействуют друг с другом лицом к лицу.

Такие мероприятия способствуют личному общению, обмену опытом и установлению деловых контактов. Они имеют особую ценность для участников, так как позволяют создать атмосферу доверия и непосредственной связи между людьми.

Офлайн мероприятия это что значит

В сфере повышения популярности виртуальных встреч и онлайн-мероприятий, организация офлайн-ивентов остается ключевым элементом создания запоминающихся впечатлений и укрепления связей. Офлайн-ивент предоставляет участникам неповторимую возможность встретиться лично, обменяться идеями, учиться и создавать незабываемые моменты.

Подготовка любого мероприятия начинается с идеи и желания. Если у вас есть идея, то половина дела уже выполнена 🙂

Давайте рассмотрим подробнее этапы подготовки офлайн-мероприятий, ведь их немного больше, чем у вебинаров.

Как организовать эффективное офлайн-мероприятие

С июньским обновлением в We.Study появится новый инструмент для управления смешанным обучением — модуль "Офлайн-мероприятия".

Теперь помимо вебинаров, текстовых материалов и тестовых заданий можно добавлять офлайн-конференции, аудиторные занятия и консультации: это позволит проводить очные разборы и демонстрации домашних заданий, а также даст участникам возможность личного знакомства, обмена опытом и знаниями. Мероприятие будет отображаться в системе курса: слушатели увидят дату и место проведения, а по окончании — отметку о посещении и оценку. Подробнее о функционале нового модуля можно узнать из специальной статьи, а в этом обзоре мы поделимся несколькими советами для организаторов офлайн-мероприятий.

Совет 1: Не теряйте участников

Приглашение гостей на мероприятие — это очень важный этап подготовки. Однако не стоит останавливаться только на этом: до мероприятия необходимо отправить им напоминания (а иногда и материалы для подготовки), а после мероприятия — предложить им новые возможности для взаимодействия. Почему бы не использовать максимально возможный потенциал мероприятия и превратить участников в будущих покупателей? Эффективное взаимодействие с участниками позволит создать сообщество вокруг мероприятия: напоминания, дополнительные материалы, сбор обратной связи помогут увеличить возврат инвестиций в проект. Не забывайте о тех участниках, которые зарегистрировались, но не пришли на мероприятие: их регистрация уже свидетельствует об интересе к вашей теме или продукту.

Как устроена система We.Study? В Личном кабинете сохраняются все контакты участников мероприятий или зарегистрировавшихся самостоятельно. В редакторе курса можно устанавливать напоминания, чтобы привлечь максимальную аудиторию на мероприятие.

Также можно просматривать статистику по каждому участнику, чтобы узнать, на сколько мероприятий он зарегистрировался и сколько посетил. Платформа позволяет систематизировать контакты в Адресной книге: например, разделять их на группы или присваивать теги для быстрого поиска.

Кроме того, We.Study поддерживает интеграцию с CRM-системой по API: ваша Адресная книга может стать полноценным инструментом лидогенерации, собирая контактные данные участников и автоматически передавая их отделу продаж.

Совет 2. Зарабатывайте на мероприятии

Любое событие может быть преобразовано в товар. Если вы являетесь востребованным специалистом и проводите встречи, выставки, форумы или тренинги, то подумайте о продаже билетов на них. Прибыль от мероприятия в значительной степени зависит от качества контента, его идей, упаковки и рекламы.

Как это работает в We.Study? Начните зарабатывать в несколько кликов: добавьте курс офлайн-мероприятие и сделайте его платным. Ваш курс может состоять из одного офлайн-мероприятия, просто укажите цену в настройках и приглашайте участников. Прежде чем завершить регистрацию и получить доступ к мероприятию, участник должен будет оплатить указанную сумму.

Вся работа по приему платежей в We.Study берется на себя. Платежи, принимаемые через платформу, соответствуют Федеральному закону №54-ФЗ, а участники платных курсов автоматически получают фискальный чек, подтверждающий оплату.

Подытожим

Для успешного продвижения офлайн-мероприятий необходимо хорошо продумать стратегию, проявить креативность и уделить внимание деталям. Современные технологии и онлайн-ресурсы могут стать отличной основой для создания незабываемого опыта для участников. Важно помнить, что успешное мероприятие — это не только продажа билетов или привлечение потенциальных клиентов, но и создание впечатлений, которые надолго останутся в памяти участников.

Благодарим вас за внимание! Подписывайтесь на наш телеграм-блог Hope Group, где мы делимся множеством интересной информации о рекламе и продвижении.

Если вам требуется консультация, аудит или расчет по вашей кампании, пишите нам:

WhatsApp или Telegram:

Инстаграмм* Признан экстремистской организацией и запрещен в РФ

Настоящим сообщением я хочу объединить две темы:- Важность проведения мероприятий в традиционном офлайн формате- Что привлекает гостей/участников сегодня?

5 основных причин проведения мероприятий:- Часть общественной культуры (массовые мероприятия)- Коммуникации, партнерство (бизнес-модели)- Маркетинговый инструмент (реклама)- Развлечения и отдых (досуг, частные события)- Способ самовыражения (отдельных лиц или группы лиц; можно интегрировать в любую сферу)

Итак, вкратце отвечая на вопрос — зачем?Для живого общения, настоящих эмоций. Часто — для поддержания имиджа личного бренда или компании. Живая коммуникация держит фокус внимания и интерес участников дольше. И с точки зрения бизнеса — это также успешная стратегия продаж.

Взгляды людей на развлечения и праздничные мероприятия существенно изменились. Очевидно, что формат любого события определяется интересом зрителя.

Интересно, что сегодня привлекает общество, и, следовательно, нас с вами.

Какие тенденции мы наблюдаем в концепции:

Режиссерский подход, который стремится полностью погрузить в атмосферу события, уделяя особое внимание шоу-программе.
Интерактивность. Здесь важна активная роль гостей или участников в проведении мероприятий.
эффект. Он создается не только с помощью видео-технологий, но и через проекцию общего восприятия сцены: от света и звука до деталей в зале. И, конечно же, нельзя забывать о технологиях виртуальной реальности 🙂
Интерактивные инсталляции "Новая реальность" представляют собой стенды и гаджеты с динамически изменяющейся информацией. Например, стенд для записи музыки, рисования, фотостойки и многое другое. Искусственный интеллект, такой как виртуальные помощники, приветствующие гостей в welcome-зоне.
Прямые эфиры и стриминги представляют собой потоковые трансляции в режиме реального времени. Это отличная возможность для тех участников, которые не могут присутствовать лично по различным причинам, но хотели бы быть частью события.

Развлекательная программа является неотъемлемой частью мероприятия и должна соответствовать его тематике, целям и бюджету.

Поскольку качественное развлекательное шоу стоит недешево, рекомендуется заранее составить бюджет.

Теперь вы в курсе!)

В завершение хочется отметить, что всегда можно найти альтернативу крупным мероприятиям в виде небольших, но уютных событий. Они не требуют сложной организации и больших затрат.

Гибридный формат

Индустрия ивентов получила мощный импульс развития благодаря пандемии. Однако, наиболее значительным достижением последних лет стало не только расширение виртуального сегмента, но и появление гибридного формата мероприятий, объединяющего элементы офлайна и онлайна.

Единственным недостатком этого формата является более тщательная подготовка: необходимо одновременно разрабатывать как очную часть, так и техническую базу для онлайн-трансляции и выступлений "удаленных" спикеров. Гибридные мероприятия требуют также двойного бюджета: высококачественная трансляция сегодня стоит недешево. В остальном, это синтез всех преимуществ обоих форматов. От эффективного нетворкинга до расширения в различные регионы, и от высокой вовлеченности участников до привлечения популярных спикеров.

Об опыте Коммуникационного агентства 4D:

Сборища в оффлайне стали популярны из-за возможности общения вживую, хорошего нетворкинга и изменения обстановки. Однако с появлением пандемии люди стали ценить своё время больше и не всегда готовы тратить его на участие в оффлайн-мероприятиях.

В связи с этим возникли новые требования к организации оффлайн-событий: гостям должно действительно хотеться прийти, потратить своё время и усилия. Они ожидают максимальной пользы, отличной организации и вау-эффекта. Тем не менее, даже самое безупречное событие сегодня трудно представить без виртуальных компонентов.

Важно обеспечить онлайн-трансляцию для привлечения крутых спикеров и увеличения числа участников на бизнес-событиях: семинарах, конференциях, круглых столах. Большинство мероприятий, проводимых нашим агентством, предполагают гибридный формат и онлайн-трансляцию. Только самые закрытые мероприятия, например, пресс-завтраки, являются исключением.

Статистика подтверждает перспективы развития гибридного формата. Согласно исследованию Bizzabo, в 2023 году 67% аудитории предпочитает либо очные, либо гибридные ивенты, причем более 40% отдают предпочтение второму варианту. Все это свидетельствует о том, что в ближайшие годы развитию этого направления в индустрии будет уделено особое внимание. Поэтому следует ждать появления новых инструментов и более глубокой адаптации формата к потребностям различных отраслей и типов мероприятий.

Этот контент был специально подготовлен для Event LIVE. Изображения: архив 4D коммуникационного агентства. При цитировании или использовании материала обязательно указание активной гиперссылки на страницу источника. Представленная точка зрения может не совпадать с точкой зрения редакции, а также мнением других специалистов. Редакция не несет ответственности за достоверность информации, предоставленной авторами, и возможные убытки, вызванные использованием опубликованных выводов и рекомендаций.

Получайте новые материалы, основные подборки и спецпроекты в нашей еженедельной рассылке

Основные понятия онлайн и офлайн мероприятий

Прежде всего необходимо четко определить, что подразумевает каждый из этих форматов. Офлайн мероприятие предполагает прямое общение между людьми в реальном времени. Оно проводится либо в специально оборудованных залах, либо на открытом воздухе.

Онлайн события проходят через видеосвязь в интернете, при этом участники могут находиться в разных уголках земного шара.

Что лучше – онлайн или офлайн мероприятие? Этот вопрос не имеет однозначного ответа. У каждого формата есть свои особенности, плюсы и минусы. Успех и эффективность зависят от профессионализма организаторов. Чтобы определить, какой формат подходит именно вам, можно провести сравнение по нескольким основным характеристикам.

5 отличий между форматами

Логистика. Организация онлайн событий выигрывает за счет своей гибкости. Нет необходимости ехать в другой город или искать подходящее место для проведения или участия в мероприятии. Любой человек может подключиться из любой точки мира, где есть доступ в интернет.
Организация. Для онлайн конференций или других подобных мероприятий не нужно организовывать декор помещения или меню для гостей. Однако организация события не сводится только к разработке программы и списка приглашенных. Очень важно уделить внимание технической стороне. Проблемы с трансляцией, низкое качество видео и другие технические неполадки могут помешать достижению желаемых результатов.
Заинтересованность. Офлайн лидерство стимулирует заинтересованность. Личное общение, новые знакомства позволяют человеку более глубоко погрузиться в тему, он будет более заинтересован, чем при просмотре видео дома.
Отвлечения. Домашняя обстановка создает больше возможностей для отвлечения, что затрудняет усвоение новой информации. Участник менее сфокусирован, он может думать, что способен делать несколько вещей одновременно, пока видео играет на заднем плане. Такого на официальных мероприятиях не происходит.
Финансирование. Все зависит от масштаба мероприятия, спикеров и количества участников. Да, при проведении мероприятий в интернете не нужно тратить деньги на транспорт и кейтеринг. Но это не означает, что можно обойтись без финансовых затрат. То же оборудование для качественной съемки обойдется недешево.

На данный момент среди крупных компаний пользуются популярностью гибридные мероприятия. Они представляют собой формат, при котором сотрудники из центрального офиса участвуют во встрече в реальном мире, в то время как сотрудники из регионов подключаются онлайн.

Основные задачи мероприятий

Проведение презентации нового продукта компании.
Увеличение узнаваемости компании для улучшения ее имиджа.
Решение бизнес-задач.
Создание полезных профессиональных связей через нетворкинг.
Улучшение взаимоотношений в коллективе и поддержка командного духа.
Активизация бизнес-процессов.
Повышение профессиональных знаний и навыков сотрудников.
Стимулирование мотивации сотрудников.

Как видите, несмотря на формат, основные задачи компании остаются неизменными.

Востребованные форматы

Очень часто формат собрания зависит от целей, которые преследует руководство организации. Многие из них можно организовать как личную встречу, так и через интернет, но бывают исключения. Команда DoctorTeam поможет провести любое из них на высочайшем уровне. Среди наиболее популярных форматов можно выделить следующие.

Деловые мероприятия

Конференция является мероприятием, на котором участники выступают с докладами по предложенным темам, активно обсуждают и обмениваются опытом.
Семинар представляет собой сборище, где участники представляют свои исследовательские работы и активно обсуждают их. Рефераты, сообщения и кейсы также находят свое место на семинарах.
Тренинг — формат мероприятия, направленный на приобретение новых знаний и навыков в короткие сроки. Он может быть открытым для специалистов определенной области или закрытым для сотрудников компании-организатора.
Выставка представляет собой показ достижений компании и может продолжаться несколько дней. Она не подходит для проведения в онлайн-формате.
Выступления. Главная цель – презентация нового продукта, услуги или достижений компании. Ключ к успешному выступлению – тщательно проработанный и увлекательный сценарий.
Бизнес-прием. Это своего рода сочетание делового и развлекательного мероприятия. Позволяет установить новые контакты и полезные связи, решить стратегические вопросы – и все это в достаточно неформальной обстановке. Подходит только для офлайн формата.
Круглый стол. Формат, который позволяет обсудить идеи, проблемы и стратегию компании вместе.
Форум. Крупное бизнес-событие, направленное на обмен знаниями в определенной области в сжатом и доступном формате.

Корпоративный формат

Team building. Corporate events with elements of team adventures and games, the main goal of which is to strengthen team spirit, increase employee motivation, and enhance loyalty to management. Team building can be held in the office, in nature, or even on a boat, it can be gamified, with elements of extreme, creative, sporty, or themed.
Corporate. A festive event, important for corporate culture. It allows to celebrate major holidays or the company’s anniversary in a fun and beneficial way for team spirit.
Quests. One of the types of team-building trainings that involves a non-standard approach. Quests are characterized by the presence of search or puzzle elements, the creation of scenes and situations in which participants find themselves.

7 этапов организации офлайн-мероприятий: контролируемое безумие или что происходит по ту сторону бизнес-событий

При проведении бизнес-событий очень важно учитывать количество участников, формат мероприятия и поставленные задачи. Какие шаги необходимо предпринять для подготовки к офлайн-мероприятию и как агентству удается справиться с этим в условиях ограниченного времени, вы узнаете из новой статьи от "Связей".

Время чтения: 2 минуты.

Организация бизнес-мероприятий может быть разделена на две части: начальная подготовка и работа на месте проведения события. В этой статье мы рассмотрим каждый этап – от первой встречи до публикации отчетных материалов.

1 этап: встреча, консультирование, заполнение брифа
Главная цель агентства на первой встрече с клиентом — определить задачи предстоящего события и подробно ответить на вопросы брифа.

При ответе на данные вопросы, возможно создать приблизительный "скелет" событий и план действий.

На очереди — задание по разработке креативной идеи.

Наша команда агентства начинает работу над креативной концепцией предстоящего мероприятия. Она должна соответствовать поставленным задачам и быть привлекательной для целевой аудитории. Мы собираем идеи, отбираем лучшие из них и дорабатываем.

Теперь о формировании бюджета мероприятия. Мы ценим честность, открытость и прозрачность. Нам важно, чтобы клиенты понимали, на что тратят свои деньги, и не сомневались в реальной стоимости наших услуг.

Составление сметы включает в себя две основные составляющие: оплата услуг субподрядчиков и оплата услуг специалистов, работающих в агентстве. Агентство получает свой процент от общего бюджета мероприятия, и мы открыто об этом сообщаем. Однако цены на все позиции, указанные в смете (кейтеринг, аренда, оборудование), полностью соответствуют суммам, запрашиваемым контрагентами. Можешь быть уверен, что в смете нет завышенных цен. Иногда даже наоборот, мы договариваемся со специалистами о "агентской" цене, и стараемся снизить её за счёт наших связей, чтобы ты получил отличное обслуживание по минимальной цене.

Вторая часть сметы — это оплата работы наших специалистов — продюсера, менеджера, сценариста и т. д. В смете стоимость их работы указывается отдельно и рассчитывается путем умножения затраченного на проект времени на стоимость одного часа работы.

Этап 3: разработка плана мероприятия и сопроводительной документации

Мы уже разработали смету и концепцию, теперь пора приступить к деталям. На данном этапе мы структурируем и последовательно распределяем задачи: определяем продолжительность программы, количество спикеров, разрабатываем взаимодействие ведущего с аудиторией и интерактивные моменты, а также планируем расписание мероприятия. Менеджер проекта координирует работу команды и распределяет обязанности.

Одним из важных этапов работы над проектом является подготовка контента. Мы помогаем спикерам определить тему выступления, основные моменты и выбрать подходящую модель представления информации. При необходимости мы можем взять на себя разработку и подготовку презентаций, видеороликов, брошюр и других материалов.

Мы уделяем особое внимание созданию уникального стиля мероприятия, разрабатывая фирменный стиль и визуальную концепцию, чтобы сделать его узнаваемым.

После того как все детали продуманы, мы снова встречаемся с клиентом, чтобы обсудить итоги и внести необходимые изменения.

4 этап: привлечение гостей

Важно понимать, каким образом мы будем информировать гостей о мероприятии. Если количество гостей ограничено, каждый участник должен быть проинформирован о дате, формате и месте проведения мероприятия. Для этого мы используем любой удобный способ связи.

В преддверии конференции мы тщательно анализируем нашу целевую аудиторию и используем различные способы для привлечения гостей: таргетированную и контекстную рекламу, электронную рассылку и размещение информации на различных площадках.

Мы также активно продвигаем наше мероприятие в социальных сетях, публикуя релизы, анонсы, фотографии и информацию о спикерах. На странице мероприятия должны быть отображены дата, место и время проведения, чтобы ещё раз напомнить гостям о предстоящем событии.

Этап 5: тестовые запуски

На этом этапе особое внимание к деталям.

Перед выполнением тестового прогона необходимо создать сводную таблицу, к которой будут иметь доступ все организаторы. Документ должен содержать следующие пункты:

1. Детально разработанный сценарий с учетом времени выполнения

2. Столбец "Что отображается на главном экране"

3. Процессы, происходящие параллельно с трансляцией (например, отправка информационных сообщений в чат участников)

4. На отдельной вкладке контакты каждого члена команды для экстренной связи, а также ссылки на материалы, используемые во время трансляции.

Перед началом прогона необходимо наладить канал связи между организаторами, так как в процессе трансляции требуется оперативно поддерживать связь. Можно использовать приложение Discord, которое позволяет настроить аудиосвязь между организаторами в режиме рации.

Когда сводная таблица готова и связь между участниками установлена, можно приступать к прогонам.

Во время подготовки к мероприятию выполняются следующие шаги:

1. Устанавливается взаимодействие между всеми участниками организации. 2. Проводится тестирование технической стороны мероприятия, включая интерактивные упражнения. 3. Проверяется сценарий события, включая точное время каждого блока.

Все возникающие проблемы фиксируются, чтобы после подготовки провести анализ прошлых ошибок и избежать их повторения на следующем мероприятии.

После тестовых прогонов проводится генеральный прогон за 2-3 дня до мероприятия. На этом этапе команда должна действовать слаженно, так как больше не будет возможности исправить какие-либо проблемы.

6 этап: проведение мероприятия

В день мероприятия:

1. Не забудьте напомнить участникам, что мероприятие состоится сегодня. Если ссылку еще не отправили, сделайте это сейчас.

2. Обязательно свяжитесь со спикерами и каждым членом команды, чтобы убедиться, что все готовы.

3. Проверьте работу технической поддержки.

4. Перед началом мероприятия убедитесь в качестве звука и изображения трансляции.

5. Проверьте контент.

6. Проведите окончательное тестирование работы Discord.

7. Организуйте сбор организаторов заранее, примерно за час до начала мероприятия.

Теперь подготовительный процесс завершен, и вы готовы провести мероприятие и получить удовольствие от проделанной работы.

Не забывайте, что качественная подготовка — это 90% успеха вашего мероприятия. Если у вас есть сомнения, обратитесь к профессионалам.

Этап 7: подготовка отчетных материалов

На площадке проведения мероприятия работают профессиональные фотографы и видеографы. Через несколько дней после окончания события мы предоставим клиенту отчётные материалы, которые он сможет изучить, опубликовать в своих социальных сетях и поделиться ими с участниками мероприятия. Кроме того, мы готовы помочь клиенту в продвижении материалов по его запросу. Если понадобится, мы можем опубликовать фотоотчёт, заняться продвижением видеоматериала и отправить заявку на участие материала в фестивале.

Какие мероприятия можно провести в офлайн и онлайн формате?

Бизнес-события

Почти каждое корпоративное событие может быть организовано в различных форматах. Представление товаров и проектов, расширение связей, поиск клиентов, партнеров и спонсоров, а также улучшение имиджа и решение рабочих задач возможно как в онлайне, так и в офлайне. Возможно, единственной областью, которая недоступна онлайну, является деловой туризм, то есть MICE-события.

Другие сценарии легко адаптируются: конференции, семинары, тренинги, выставки, презентации, круглые столы и форумы. Вы можете организовывать выступления докладчиков из различных стран и городов, обмениваться опытом, задавать вопросы, рассматривать кейсы, рассказывать о достижениях компании, демонстрировать новые стратегии и планы, и обучать hard и soft skills. Даже бизнес-завтраки и ланчи возможны онлайн, если отправить участникам наборы с едой на дом.

Корпоративные события

В компании обычно проводятся мероприятия, направленные на улучшение взаимоотношений в коллективе, мотивацию сотрудников и разрешение внутренних конфликтов. Организация как офлайн-, так и онлайн-событий может происходить в начале новых проектов с целью формирования команды, выявления лидеров и исполнителей, а В ходе работы для снижения уровня стресса и обеспечения отдыха.

Гибридные мероприятия

Гибридный формат событий (фиджитал) предполагает объединение цифровой платформы и "живой" локации. Это означает, что встреча (например, выступление спикеров) происходит в реальном мире, а зрители в онлайн-режиме могут принять участие в мероприятии через видеосвязь, голосование, вопросы и ответы и так далее.

Для организации гибридных мероприятий крайне важно уделить особое внимание интерактивной составляющей, чтобы добиться наибольшего воздействия на присутствующих. Именно поэтому здесь часто используют VR- и AR-технологии. За период пандемии популярность гибридных мероприятий резко возросла, и сегодня в таком формате можно успешно провести корпоративные, дискуссионные, деловые, образовательные, маркетинговые и развлекательные мероприятия. Преимуществами такого формата являются неограниченная аудитория, безопасность, возможности обратной связи и нетворкинг. Однако следует учитывать, что для успешной подготовки мероприятия организаторам придется уделить внимание тематическому или брендированному оформлению, подбору ведущих-модераторов, планированию времени и многим другим деталям.

Мы предлагаем широкий спектр мероприятий в онлайн, офлайн и гибридном форматах: от конференций до командообразующих мероприятий.
Мы объединяем креативные разработки, заботливый подход к персоналу и ориентацию на актуальные бизнес-задачи наших клиентов;
Мы создаем "коробочные" программы с готовым сценарием и организуем мероприятия с нуля, учитывая индивидуальные запросы;
У нас есть собственное техническое оборудование и широкая база партнеров;
Мы предоставляем помощь в рекламе и продвижении мероприятий, включая работу с прессой и создание типографских материалов.