Официальная коммуникация применяется в различных сферах, включая бизнес, государственные учреждения и образовательные организации. Она служит для передачи информации, уведомлений, отчетов и других документов, обеспечивая формальный и профессиональный подход к взаимодействию между сторонами.
Кроме того, официальная коммуникация поддерживает прозрачность и ответственность, позволяя фиксировать важные договоренности и гарантируя, что все участники процесса осведомлены о своих обязанностях и правах. Это особенно важно в юридических и деловых отношениях, где точность и формальность текста имеют ключевое значение.
Официально-деловой стиль общения
Развитие государства и его управленческого аппарата обусловило необходимость формирования официально-деловой письменной речи, которая закрепляет административно-правовые отношения между юридическими и частными лицами. Этот стиль является основным для документов, официальных бумаг, деловых совещаний и выступлений.
Реже такая речь используется в устной форме (например, доклады на собраниях, деловые переговоры, устные дипломатические заявления). Официальная обстановка характеризует этот вид речи. Целью оной является передача юридической или дипломатической информации, административных предписаний и деловых уведомлений.
Существуют две основные разновидности официально-делового стиля в зависимости от способа обмена информацией: устная и письменная. Устная коммуникация в деловой сфере происходит через телефонные разговоры, беседы, совещания, переговоры, презентации и выставки. Письменный официально-деловой стиль выражается через законы, акты, договоры, уставы, инструкции, сообщения, протоколы, отчеты и другие документы личного характера, такие как заявления, доверенности, расписки, докладные записки, объяснительные записки, рапорты, автобиографии, резюме и т.д.
Особенности официально-делового стиля сразу бросаются в глаза и оставляют свой отпечаток, который затем проявляется в разговорной речи. Он влияет на другие стили за счет фразеологизмов, устойчивых оборотов и синтаксических конструкций, используемых и в литературе, и в публичных выступлениях некоторых должностных лиц.
Любой вид этого стиля содержит специфические канцеляризмы: кадровый состав, акцизный налог, накладная, предъявление, изъятие, взимать штраф, утратить силу и т. д.
Произведения официально-делового стиля всегда выделяются высокой степенью стандартизации (стереотипности). Язык официальных документов отличается традиционностью, выбором формы, использованием множества речевых штампов, специальных терминов и выражений. Во многих случаях текст официальных документов столь же структурирован, что напоминает бланк с печатной основой.
Это связано со спецификой деятельности, требующей точных формулировок, полноты и последовательности для исключения неопределенности в толковании закона, договора или обязательства. Каждый подстиль деловой речи имеет свою терминологию, сочетаемую со стилистически нейтральными единицами языка. Эмоционально окрашенные, разговорные, жаргонные или просторечные элементы исключены.
Для выражения основных стилевых черт языка официальных документов, особенно его императивности, широко используются морфологические средства, такие как инфинитив, описательные глагольно-именные обороты вместо простых глаголов: предложил (вместо сделал предложение), помочь (вместо оказать помощь), был ранен (вместо получил ранение), совершить посадку (вместо произвести посадку), сел (о самолете). В официальных документах формы настоящего времени глагола обозначают долженствование (наниматель отвечает за причинённый имуществу вред), а формы будущего времени приобретают различные модальные оттенки (сумма выплачивается… – долженствование).
Официально-деловой стиль характеризуется использованием кратких прилагательных со значением обязательности (должен, подотчетен, ответствен, обязан) в сочетании с неопределенной формой глагола, уточнениями (например, то есть), общими существительными (например, избиратели, граждане, работники), так называемыми "служебными словами" (для того чтобы, в вопросе, в деле, из-за отсутствия), отыменными предлогами и союзами (в связи с, в соответствии с, согласно, по причине того что, в результате чего), аббревиатурами (Госплан, Мосгорпроект) и широко используемыми графическими сокращениями (город, улица, экземпляр, инженер, фабрика, общество, институт и т. д.).
В синтаксисе также присутствуют несколько выдающихся характеристик. Одной из самых важных является использование часто растянутых, цельных синтаксических образований, иногда занимающих несколько страниц и разделенных на отдельные абзацы или позиции, помеченные или не помеченные нумерацией пунктов (и подпунктов). Вместо активной формы глагола часто используется пассивная (меры были приняты нами). Также, как и в научном стиле, в официально-деловой речи часто используются отглагольные существительные, что отражается на структуре предложений. А также, важной особенностью этого стиля является обязательное указание даты составления документа, а также других реквизитов: исходящего номера, названия учреждения-отправителя, подписи с ее расшифровкой и т.д.
В официально-деловой письменной речи отсутствуют фигуры речи. Они могут использоваться лишь в небольшой степени в определенных видах дипломатических выступлений и переговоров.
В большинстве документов и официальных текстов не предусмотрено проявление индивидуальности автора и использование фигур речи. Только в некоторых деловых письмах, дипломатической корреспонденции и устных переговорах можно обнаружить единичные элементы авторского стиля, но они полностью подчинены цели соответствующего документа или устной речи.
Официально-деловой стиль языка имеет свои подстили, основные из которых — законодательный, административно-канцелярский, судебный, деловой и дипломатический стиль.
Законодательный стиль представляет собой особый стиль, присущий многим государственным документам, которые исходят от законодательных и исполнительных органов власти. В этом стиле преобладают общественно-политические, юридические и экономические термины и выражения. К нему относятся такие жанры, как указ, декрет, закон, конституция, кодекс, послание Президента, положение (например, положение о приемных экзаменах в вузы), устав и другие.
Административно-канцелярский стиль связан с оформлением документов и делопроизводством. Особенности этого стиля проявляются в деталях оформления справок, приказов, протоколов и других документов, а В использовании специфических выражений: в январе месяце; сего года; подпись… заверяю; исправленному верить.
Особенности судебного стиля во многом связаны с использованием юридической терминологии, но также имеют и свои характерные выражения: применение меры пресечения; наложение запрета на выезд; конфискация имущества; причинение телесного повреждения; признание невменяемым; лишение дееспособности; отказ в удовлетворении просьбы; возбуждение уголовного дела; предъявление встречного иска. К судебным жанрам относятся: протокол судебного заседания, выписка из протокола судебного заседания, обвинительное заключение, повестка в суд, исполнительный лист, определение, частное определение, судебное решение, кассационная жалоба.
Манера делового общения охватывает различные темы, связанные с предпринимательством, такие как коммерческие, финансовые и производственно-финансовые вопросы. В этой области широко используется специфическая лексика и фразеология, связанные с финансами, экономикой и коммерцией: счет, расчетный счет, депонент, предоплата, пени, наложенный платеж, санкции, арбитраж, процентная ставка, поставка, заказ, доставка и т.д. Эти термины также применяются в различных письменных жанрах, таких как деловые письма (письмо-заказ, оферта, сопроводительное письмо и др.), договоры, контракты, накладные и при устных деловых переговорах.
Дипломатический язык — это специфический способ общения между государствами, отраженный в текстах международных и межправительственных документов, а В выступлениях на международных конференциях и дипломатических приемах (где он сочетается с ораторским стилем). В этом стиле используется широкая специфическая лексика и фразеология, такие как "высокие договаривающиеся стороны", "переговоры на высшем уровне", "саммит", "декларация о намерениях", "соглашение", "конвенция", "пакт" и др. Дипломатический язык применяется в таких жанрах как дипломатическое письмо, нота, протест, меморандум, послание, коммюнике, совместное заявление и протокол.
Обычно считается, что официальный стиль используется исключительно при написании служебных текстов. Что касается устной деловой речи, здесь больше свободы в выборе языковых средств, так как на нее сильное влияние оказывает разговорный стиль, который в некоторых источниках даже признается основным для подобной коммуникации. Именно поэтому разговорные выражения, которые часто встречаются в официальных высказываниях известных предпринимателей, бизнесменов и политиков, зачастую воспринимаются с некоторой легкостью, хотя тем самым фактически нарушается культура речи.
Все документы, которые используются в коммерческих организациях, могут быть разделены на несколько категорий:
1) в зависимости от сферы деятельности (такие как научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, по личному составу, учебно-методические, плановые, финансово-расчётные, отчётно-статистические, по бухгалтерскому учёту, торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и т. д.);
2) в зависимости от типа (отчёты, чертежи, схемы, графики, приказы, распоряжения, указания, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, деловые письма, анкеты и т. д.);
3) в зависимости от способа фиксации (письменные, графические, фото-, фоно-, кинодокументы);
4) в зависимости от места составления (внешние, внутренние);
5) в зависимости от степени сложности (простые и сложные);
6) по уровню доступности (открытые и документы с ограниченным доступом: абсолютно секретные, секретные, для служебного использования, с грифом «конфиденциально», «лично»);
7) по юридической действенности (действительные и недействительные и поддельные);
8) по срокам исполнения (срочные и несрочные);
9) по стадиям подготовки (черновики и исходники);
10) по происхождению (служебные и деловые);
11) по срокам хранения (постоянное и временное хранение);
12) по степени обязательности (информационные и директивные, т.е. обязательные для исполнения);
13) по степени унификации (индивидуальные, типовые, шаблонные, примерные).
Нормативные требования для всех упомянутых типов документов должны быть (и являются) основой взаимодействия в деловой сфере. Основными из этих норм являются следующие:
1. Сдержанное применение офисных терминов.
2. Широкое применение специальных терминов и профессиональной лексики в соответствующей сфере деятельности, к которой относится документ.
3. Использование устойчивых языковых оборотов и текстовых формул.
4. Точное использование значения слов. Нарушение этого правила приводит к двусмысленности или даже грамматическим ошибкам.
5. Умеренное и корректное использование иностранных слов. В большинстве случаев лучше использовать русский эквивалент для обозначения того же понятия.
6. Правильное использование грамматических конструкций, особенно предлогов "благодаря", "подобно", "вопреки", "согласно", управляющих дательным падежом существительного.
7. Избегание излишних слов и тавтологии.
8. Соблюдение сокращений слов, использованных в текстах документов и других связанных с ними элементах, соответствие правилам орфографии и пунктуации, требованиям государственных стандартов и общесоюзных классификаторов технико-экономической информации.
При перечислениях (только в конце предложения) можно использовать сокращения т.д. (так далее), т.п. (тому подобное), пр. (прочие), и др. (и другие). Также допускается сокращение союза т.е. (то есть).
Допускается сокращение названий ученых степеней и званий, а также наименований должностей: проф. Сидоров И.И., канд. техн. наук Петров А.П., гл. бухгалтер Алексеева С.В., зам. директора Ковалев В.В.
Слово «город» сокращается до буквы г. (с точкой), но это слово и его сокращение не употребляются при обозначениях городов Москва и Санкт-Петербург.
Слова, в которых первая часть — числительное, пишутся с использованием дефиса: 70-летие, 25-миллиметровый, 10-тонный, но: 20%-ный раствор.
Важно использовать только официальные сокращения названий организаций, учреждений, предприятий, структурных подразделений: спорткомитет, НТВ, АОЗТ, институт «Моспроект».
9. Необходимость различия анимированных и неодушевленных существительных.
10. Тенденция к отсутствию местоимения "я" в деловой переписке: субъект действия не обязательно выражается местоимением "я".
Необходимо правильно использовать местоимение "он", которое, будучи универсальным обозначением для людей и предметов, сохраняет и указательное значение. Это местоимение может быть использовано для обезличивания, фамильярности и т.д., поэтому требуется особая осторожность при его применении в официальных документах.
11. Для устранения напряженности тона изложения рекомендуется использование вводных слов и оборотов.
12. При написании официальных документов необходимо использовать формы обращения, такие как "Уважаемый". Запятая после обращения создает более неофициальный характер письма, в то время как восклицательный знак придает особое значение обращению.
Включение имени и отчества в обращение делает его более личным, а упоминание фамилии адресата добавляет тексту вежливо-официальный характер.
13. Нейтральность тона изложения является ключевым аспектом в официальной письменной речи. В этом случае не приветствуется использование иронии или грубости.
Умение следовать правилам официально-делового стиля позволяет автору документов создавать тексты, в которых четко и грамотно изложена суть ситуации, которая послужила основанием для написания официального письма.
Общение официальное и неофициальное
Допустим, вы разговариваете "в кулуарах" с бывшим сокурсником, шутите, похлопываете его по плечу и даже… вспоминаете прозвище, которым называли его в 5 классе. Но проходит 10 минут – перед вами уже Роман Сергеевич, руководитель совещания, лидер, директор. Стиль взаимодействия сразу меняется. Этот пример показывает, что в отношениях и обстановке существуют два вида общения: официальное (деловое) и неофициальное (личное).
Важным аспектом является общение в процессе совещаний, переговоров, презентаций и других мероприятий. Деловое общение играет ключевую роль в организации различных видов деятельности, таких как научная, общественная, административная, управленческая, коммерческая и производственная. Оно включает в себя обсуждение вопросов организации производства, выполнение должностных обязанностей, планирование деятельности, установление внешних связей, принятие решений, заключение договоров и оформление документов. В связи с тем, что деловое общение служит сфере деловых отношений, к нему предъявляются строгие требования, в первую очередь относящиеся к качествам речи (правильность, точность, ясность и др.) и соблюдение этических норм.
Приватный разговор – это общение среди близких людей, хороших знакомых, с которыми уже сложились доверительные отношения. Также неформальным считается общение во время перерывов на официальных мероприятиях, на так называемых «корпоративах» – то есть, когда оно происходит в расслабленной обстановке. Тут нет строгих правил, требования к языку не так жестки, как в официальной области. Выбор слов и выражений в приватном общении более свободный и регулируется этическими нормами, утвержденными в данном обществе традициями и степенью близости собеседников.
Общение личное и массовое
Разговор с одним человеком, участие десятков или даже сотен людей в семинаре, поддержка тысяч на митинге, аудитория в сотни тысяч на ток-шоу… Может ли количество участников влиять на характер общения? Очевидно, да. Массовое общение отличается тем, что речь адресуется большому количеству людей, иногда достигая миллионной аудитории.
Это могут быть выступления на митингах, в СМИ, на собраниях, конференциях, съездах и в других ситуациях, где присутствует множество людей. Личное общение — это общение с отдельным адресатом. Конечно, личное общение может быть более персональным, чем массовое общение.
Если у нас есть знакомый, с которым мы можем провести много времени, изучая его потребности, особенности характера, то мы можем общаться с ним, учитывая все его качества. Даже если мы знакомы с человеком недолго, мы все равно ассоциируем его с определенным социально-психологическим типом, связанным с возрастом, полом, статусом, национальностью и другими признаками, поэтому мы можем предположить, как лучше общаться с ним уже с первого взгляда. Это затруднительно в случае массового общения, так как там участвует много людей, каждый из которых обладает уникальной комбинацией личностных качеств. Здесь люди с различным жизненным опытом, предпочтениями, убеждениями и системами ценностей.
По этой причине, общение с большой аудиторией может быть сложнее для оратора: его цель — донести до всех свои мысли, но учесть особенности каждого слушателя крайне затруднительно. Поэтому важно выбирать средства массовой коммуникации, которые будут доступны и понятны каждому, а также тактики, которые будут приняты большинством слушателей или даже всеми.
Массовая коммуникация требует более детального обоснования собственной точки зрения, чтобы минимизировать риск недопонимания и усилить эмоциональную составляющую. При массовой коммуникации большую роль играют голос и интонация. Разумеется, личное и массовое общение проходят в разных условиях.
Например, при общении с большой аудиторией часто используется микрофон, который нужно научиться правильно использовать. В массовом общении сложно отслеживать реакцию слушателей, так как она может быть разной, и невозможно понять реакцию каждого. Ещё одна сложность массового общения заключается в том, чтобы привлечь и удержать внимание большого количества слушателей, поэтому постоянно приходится применять различные приемы привлечения внимания (например, демонстрацию предметов, вопросно-ответную форму изложения и т.д.), обращаться к слушателям.
В большой аудитории часто действует эффект эмоционального заражения, когда эмоции слушателей вызываются эмоциями тех людей, которые рядом (в одной «толпе»). Это особенно важно для митинговой речи.
Формальные коммуникации в организации
Формальные коммуникации в компании — это основные каналы связи, через которые проходит вся информация, относящаяся к работе компании: различные отчеты, меморандумы и подписанные внутренние документы, сообщения в иерархической структуре, а также рабочая информация, передаваемая через компьютерные сети в виде входящих и исходящих документов.
Официальные коммуникационные каналы устанавливаются в соответствии с официальной организационной структурой команды и связывают людей внутри этой структуры как по вертикали, так и по горизонтали.
Официальные связи — это типы коммуникаций, которые устанавливаются внутри организации в соответствии с целями и правилами, закрепленными в должностных инструкциях и внутренних правилах, для координации взаимодействия между ее компонентами.
Тема: Официальное общение в компании
Найдите ответ на свой вопрос из 1 000 000 предложенных вариантов
Как уже упоминалось, все официальные коммуникации обычно зависят от организационной структуры конкретной компании, а также от взаимосвязи различных уровней управления и существующих функциональных подразделений. Чем больше уровней контроля, тем больше вероятность искажения информации при официальном общении, поскольку каждый уровень контроля может настраивать и фильтровать сообщения.
Значительно, что официальные общения всегда отражают необходимые связи для эффективного выполнения различных функций и полномочий. Важно отметить, что такие связи всегда определяются характером и способом распределения функций. Эта информация обычно выражается в письменной форме. Письменные сообщения имеют множество преимуществ. Они могут служить записями и справочными источниками; часто формулируются более точно, чем устные сообщения; иногда они могут даже экономить время и деньги.
«Формальные коммуникации в организации »
Помощь эксперта по теме работы
Решение задач от ИИ за 2 минуты
Помощь с рефератом от нейросети
Для заключения сделок и соглашений, а также для изложения организационных схем и правил, составления корпоративных уставов и других юридических документов, публикации информационных бюллетеней, меморандумов, составления договоров и жалоб, рекламы и сообщений в прессе, изложения курса деятельности, делегирования полномочий, должностных инструкций и многого другого используются официальные сообщения.
Письменные сообщения имеют свои недостатки при официальных объявлениях. Люди ожидают внимательности и аккуратности при написании сообщений, но часто это не выполняется. Неправильно составленные официальные сообщения сопровождаются многочисленными письменными и устными объяснениями, что делает окончательное сообщение запутанным и непонятным.
Нельзя не отметить, что все письменные сообщения выполняют еще одну значимую функцию — возможность сохранения информации, необходимой для определенных юридических и финансовых целей.
Интересно, что официальные коммуникации обычно осуществляются между элементами формальной структуры какой-либо организации, и между ними происходит определенное межуровневое взаимодействие (вниз по иерархии и вверх). Кроме того, существуют также и горизонтальные коммуникации, которые обычно происходят между подразделениями одного уровня иерархии конкретной организации. Важными являются также коммуникации "руководитель — подчиненный", "руководитель — рабочая группа". Формальными способами общения являются:
- письменное общение,
- устная речь.
Формальное взаимодействие происходит в специально организованных группах, которые создаются по инициативе руководства. Лидеры этих групп и их члены назначаются руководством. Таким образом, формальные коммуникации в некотором смысле являются обязательными взаимодействиями, которые менеджеры обязаны учитывать в своей деятельности.
Принципы осуществления формальных коммуникаций
Важно учитывать следующие принципы организации формальных связей:
- отслеживание отношений персонала к компании и управлению;
- постоянство и систематичность в общении;
- необходимость информировать о хороших и плохих новостях;
- личный и искренний характер общения;
- предоставление информации о перспективах развития компании;
- креативный и инновационный подход к выбору коммуникационных решений;
- разнообразие и многовекторность коммуникаций.
Необходимо обратить внимание на важный аспект формальных коммуникаций — "руководитель-подчиненный", который является основной частью коммуникативной деятельности руководителя организации. Обмен информацией между руководителем и подчиненным связан с различными аспектами взаимодействия:
- разъяснение целей, приоритетов и ожидаемых результатов;
- обеспечение участия в решении задач отдела;
- обсуждение вопросов производительности;
- достижение признания и вознаграждения для мотивации;
- развитие способностей подчиненных;
- сбор информации о возникающих или реальных проблемах;
- объявление о будущих изменениях;
- получение информации об инновациях, идеях, улучшениях и предложениях.
Взаимодействие между руководителем и коллективом способствует повышению эффективности работы коллектива в целом. Все участники группы принимают участие в обмене информацией и имеют возможность обсудить новые задачи и приоритеты отдела, сотрудничество, предстоящие изменения и их возможные последствия, а также недавние проблемы и достижения, идеи для инноваций. Кроме того, рабочая группа собирается без руководства, чтобы обсудить проблемы, улучшения или изменения. Такое общение способно увеличить уровень удовлетворенности работой сотрудников.
Неформальные коммуникации возникают в процессе общения людей по разным причинам: жизненным, психологическим, ситуативным, в отличие от формальных. Эти сообщения не закреплены ни в каких документах или официальных требованиях, но они играют важную роль в деятельности человека и определяют социально-психологическую атмосферу в организации.
Формальные и неформальные коммуникации взаимодействуют друг с другом, и их отношения зависят от различных факторов. Администратор может регулировать это соотношение с помощью целенаправленного воздействия на коммуникации, и баланс между ними является результатом управленческой деятельности.
Свободное – стереотипное общение
В зависимости от характера отношений между людьми и особенностей обстановки выделяются два вида общения: частное (неофициальное) и официальное.
Официальное (должностное) общение представляет собой взаимодействие в строгой рабочей обстановке, соответственно, с соблюдением всех правил и формальностей. Частное общение, в свою очередь, означает взаимоотношения, которые не ограничены жесткими рамками рабочей ситуации и официальными речевыми ролями.
Различие между этими видами общения обусловлено наличием определенных сфер общения, социальных ролей и взаимоотношений между общающимися.
Официальное общение происходит в сфере деловых отношений, то есть в местах, где человек исполняет определенную должностную роль (например, начальника, подчиненного, коллеги, представителя власти и т. д.). В этом случае человек выступает не как индивидуальность, а как представитель организации, группы и т. д. Его общение в целом и речь в частности конструируются соответственно — должностное лицо (лицо "при исполнении") должно строго выполнять свою роль, быть максимально предсказуемым и понятным в своем исполнении этой роли. Поэтому в официальных ситуациях общение приближается к коммуникации между объектами, а речь должностного лица (устная и письменная) строится по шаблону, который обеспечивает адекватное понимание в типичных ситуациях. Это относится как к жанрам, построенным по строгой схеме (например, заявление, резюме, объяснительная, докладная записка, отчет и т.п.), так и к оборотам речи.
Неформальное общение происходит более свободно и подчиняется общим правилам речевого взаимодействия.
Классический тип общения применяется преимущественно в случаях, когда необходимо соблюдать установленные обряды, то есть стандартное поведение в стандартных ситуациях. Это могут быть как официальные ситуации (начало и конец совещания, приветствие гостей и т. д.), так и неофициальные, бытовые (ситуации на ресепшн у врача, у кассы в магазине и т. д.). Обычно в таких случаях используются рекомендации по речевому этикету, включающие определенные правила поведения и готовые выражения (формы приветствия, извинения, просьбы, соболезнования, поздравления и т. д.), а также готовые речевые клише для соответствующего поведения в каждой стандартной ситуации в основных областях общения.
Когда нет иных обстоятельств, общение становится более свободным и подразумевает творческий подход как в установлении отношений, так и в вербальной экспрессии мыслей.
Разговорно-бытовой стиль
По отличию от делового стиля, разговорная речь используется в неформальной сфере отношений, которая присутствует не только в повседневной жизни, семье и среди друзей, но В профессиональной среде. Разговорная речь, как известно, служит цели межличностного общения и, следовательно, чаще всего проявляется в устной форме в спонтанных диалогах. В таком общении предварительное обдумывание часто отсутствует.
Поскольку разговорная речь способствует самовыражению и выражению индивидуальных особенностей личности, она обычно эмоционально окрашена. Важную роль здесь играют невербальные средства коммуникации и выразительные жесты.
Кроме того, в неформальном общении часто используется разговорная лексика: разговорные слова, выражения с субъективной оценкой, эмоциональные высказывания, а также сокращения (Питер, читалка, общага), сленг («э-блин», «я тащусь»), разговорные выражения («гол как сокол», («бежит как угорелый», «как снег на голову», «упрям как осел», «где тебя черти носили» и т.п.), глагольные междометия (шмяк, Скок, шмыг), различные частицы (этот-то, дай-ка, ну, вот, ведь и т.п.). Часто используются вопросительные, побудительные и восклицательные предложения. Такой стиль речи, безусловно, применим только в определенных ситуациях. Поэтому соблюдение стилевых правил и норм позволит каждому человеку соответствовать имиджу делового человека и достигать желаемых результатов через сотрудничество, объединение усилий и достижение общих целей.
Официально-деловая коммуникация
1. Понятие коммуникации и его основные составляющие.
3. Различные формы деловой коммуникации.
4. Основные требования к устно-речевому стилю делового общения.
5. Разнообразные жанры устной деловой коммуникации.
II Практические задания для самостоятельной работы.
Коммуникация представляет собой особый вид взаимодействия между людьми, проявляющийся в общении и контактах. Устная коммуникация рассматривается как непрерывный поток мыслей и разговора. Никакой разговор не происходит в изоляции, а отдельные слова или фразы еще не являются полноценной коммуникацией. Любое высказывание оказывает влияние на будущее, будучи одновременно продуктом влияния прошлого.
Коммуникация – это процесс, который происходит на нескольких уровнях. Взаимодействие, которое происходит в процессе коммуникации, имеет следующие особенности:
— результаты взаимодействия в каждом случае разные;
— люди не просто общаются, а становятся частью коммуникационного процесса;
— общение с разными людьми является лишь частью общего потока коммуникации;
— взаимодействие не просто возникает и прекращается, а оказывает влияние на другие стороны, не участвующие в нем;
Коммуникационный процесс состоит из нескольких ключевых элементов. Например, Аристотель выделил три составляющие коммуникации: ОРАТОР – РЕЧЬ – АУДИТОРИЯ. Эта триада является основой и для современного понимания коммуникации, но теперь звучит по-другому: КОММУНИКАТОР – СООБЩЕНИЕ – КОММУНИКАНТ.
Существует пять основных компонентов процесса коммуникации:
Кто говорит? (Коммуникатор.)
Что сообщает? (Информация.)
Каким образом можно передавать информацию? (Через какие каналы?)
Какую реакцию можно ожидать? (Каковы будут результаты обратной связи?)
При обсуждении предложенной модели следует отметить, что специалисты, изучающие вопрос о том, кто является коммуникатором, рассматривают факторы, которые инициируют и направляют акт коммуникации. Коммуникатором или источником может выступать как личность, организация, так и группа людей. В качестве коммуникатора или источника могут выступать как президент компании или страны, информационное агентство, специалист по паблик рилейшнз, рекламная компания, так и специалист по личным продажам. Обычно источник имеет представление о том, каким образом он хотел бы, чтобы сообщение было интерпретировано получателем (коммуникантом). Однако результат интерпретации, то есть толкование сообщения получателем, зависит от ряда факторов, включая способ кодирования (представления) сообщения.
Необходимо отметить, что знаки и символы — это способы передачи сообщения, которые понимает человек. Коды могут быть вербальными (словесными) и невербальными (визуальными, звуковыми, обонятельными, жестовыми).
Существуют различные типы сообщений:
Воспринимаемые — сообщения, которые получатель расшифровывает на основе собственных ощущений.
Подразумеваемые — сообщения, передающие информацию и внутреннее состояние, которое источник хочет передать получателю.
Специалисты, изучающие содержание сообщений, задаются вопросом "Что сообщает источник?". Содержание сообщения представляет собой информацию, идеи, размышления, аргументы, факты.
Те, кто изучает преимущественно прессу, радио, телевидение и другие формы коммуникации, задают себе вопрос: «Какой канал лучше?» В результате проводится анализ передачи информации через различные средства. Обозначим основные типы каналов.
Обычно их делят на средства массовой коммуникации (печатные издания, телевидение, радио, информационные агентства, PR-службы, рекламные агентства и т. д.) и межличностные каналы, то есть непосредственная персональная передача сообщений между отправителем (коммуникатором) и получателем информации (коммуникантом).
Если вопрос касается воздействия на аудиторию, то основной проблемой становится анализ «эффекта» коммуникации. ЭФФЕКТ КОММУНИКАЦИИ — это изменения в поведении коммуниканта, которые происходят в результате получения сообщения. Специалисты выделяют три основных типа результатов коммуникации:
Изменения в знаниях
Модификация установок, то есть изменение относительно стабильных представлений аудитории.
Изменение поведения получателя информации (например: осуществление покупки, участие в выборах, изменение точки зрения, улучшение дисциплины труда и т.п.)
Степень достижения цели коммуникации можно оценить по количество писем и звонков, изменению объема продаж, принятию (отмене) политических или административных решений. Результативность коммуникации зависит от:
— природы источника информации;
— особенностей формы делового общения и содержания самих сообщений.
Ситуацией, в которой люди получают информацию.
Коммуникант реагирует на сообщение источника, что является обратной связью. Благодаря этой обратной связи коммуникация становится двусторонним процессом: получив информацию о реакции коммуниканта, коммуникатор корректирует свои действия и цели. Обратная связь может быть как положительной (если желаемый результат был достигнут), так и отрицательной (если желаемый результат не был достигнут).
Простая модель коммуникации включает в себя три компонента: Коммуникатор (отправитель), сообщение (процесс передачи информации) и коммуникант (получатель). Более сложная модель включает в себя цепочку: ИСТОЧНИК – КОММУНИКАТОР – СООБЩЕНИЕ – КОДИРУЮЩЕЕ УСТРОЙСТВО – КАНАЛ – ДЕКОДИРУЮЩЕЕ УСТРОЙСТВО – КОММУНИКАНТ – РЕЗУЛЬТАТ КОММУНИКАЦИИ – ОБРАТНАЯ СВЯЗЬ.
Деловая коммуникация
Практические потребности жизни и профессиональной деятельности определяют официально-деловой стиль речи. Он используется в сфере права, управления и социальных отношений, проявляясь как в письменной (деловая переписка, нормативные акты, делопроизводство и т.д.), так и в устной (отчеты на собраниях, выступления на деловых совещаниях, служебные диалоги и т.п.) форме.
Официально-деловой стиль включает в себя три подстиля: законодательный, дипломатический, административно-канцелярский.
У каждого из указанных стилей свои особенности, способы коммуникации, речевые шаблоны. Так, в законодательном стиле используются термины "закон", "статья", "параграф", "нормативный акт", "предписание", "повестка", "указ", "кодекс"; в дипломатическом стиле — "меморандум", "нота", "коммюнике"; в канцелярском стиле — "расписка", "справка", "докладная записка", "доверенность", "приказ", "распоряжение", "заявление", "характеристика", "выписка из протокола".
Официально-деловой стиль требует максимальной точности речи, которая достигается прежде всего использованием терминов, как широко распространенных, так и узкоспециализированных. Термины чаще всего обозначают:
— названия документов: "постановление", "уведомление", "запрос", "договор", "контракт", "акт" и т. д.;
Лица в зависимости от их профессии, состояния, выполняемой функции или социального положения (например, судья, менеджер по продажам, президент компании, следователь, психолог и т.д.);
Процедурные действия (например, экспертиза, допрос, изъятие материалов, аттестация и прочее) или профессиональные задачи (например, информирование, составление отчета, подготовка справки и т.п.)
В официально-деловом стиле необходимо сохранять объективность информации. Использование субъективных мнений и эмоционально окрашенной лексики в документах недопустимо.
Кроме того, официально-деловой стиль характеризуется краткостью изложения и экономичным использованием языковых средств.
3. Формы деловой коммуникации
Официальный и деловой стиль обычно делят на письменный и устный. Среди форм письменной деловой коммуникации можно выделить деловое письмо, заявление, резюме, контракт и другие. К устным формам деловой коммуникации относятся деловые беседы, совещания, собрания, переговоры, конференции и различные деловые встречи.
Развитие бизнес-отношений немыслимо без быстрого и беспрепятственного распространения деловой информации, что подразумевает организацию и проведение инновационных форм делового общения, таких как презентации, круглые столы, пресс-конференции, собрания акционеров, брифинги, выставки и ярмарки новых товаров. Основной формой устного делового общения является диалог, а одной из его основных форм является беседа. Деловая беседа – самая распространенная форма делового общения, где могут обсуждаться вопросы устройства на работу, ремонта квартиры, предложения о сотрудничестве, совершения сделки и другие.
Важно помнить следующее: в разговоре-диалоге суть не в том, что сообщает говорящий, а в том, как это понимает его партнер. Если партнер неправильно толкует полученную информацию, то в этом виноват говорящий.
Классическими формами делового общения считаются публичные выступления, интервью, комментарии и консультации.
Уникальными жанрами деловой коммуникации могут быть спор, дискуссия, полемика, дебаты и прения, которые часто входят в состав совещаний, собраний, конференций, но также могут иметь самостоятельное значение.
4. Основные требования к устному стилю делового общения
Устные формы делового общения делятся на монологические (приветственная речь, торговая речь (реклама), доклад) и диалогические (разговор, беседа, интервью, переговоры, дискуссия, монологи, совещание (собрание), пресс-конференция).
Основные черты современного делового стиля включают краткость и простоту выражения, использование профессиональной лексики и логически организованную речь.
Для достижения деловых целей партнеры прибегают к стилистическому разнообразию словесного воздействия, которое проявляется в синтаксической структуре, построении фраз и словосочетаниях.
Кроме того, для достижения желаемых результатов используются различные психотехнические методы, такие как воображаемая диалогизация, имитирующая потенциальный диалог, а также эмоциональные восклицания для привлечения внимания к предмету взаимодействия.
Вопросно-ответный ход в общении субъектом, где сам себе ставит вопрос и же на него отвечает, как, например, риторический вопрос, способен привлекать внимание партнера;
Эвфемизмы («мягкие» замены резких слов), помогающие поддерживать дружественную атмосферу общения и снижать отрицательное выражение эмоций.
Инверсия, то есть осознанное изменение порядка слов и переворачивание смысла, переданного партнером с отрицательного на положительный или наоборот, в зависимости от намерений коммуникатора, использующего этот метод.
«Аффинити» — создание эмоциональной атмосферы общения (симпатии, притяжение собеседников), способствующей конструктивности и взаимопониманию.
Вся речевая деятельность в деловом взаимодействии направлена на определенную реакцию партнера. Для того, чтобы реакция была адекватной, необходимо следовать следующим правилам:
Каждый партнер должен обладать качествами делового человека, такими как:
— уверенность в себе;
— владение предметом коммуникации, информированность и компетентность;
— объективность в оценке информации;
— проявление интереса к предмету речи и к партнеру.
— соблюдение релевантности, т.е. уместности и смыслового соответствия между информационным запросом и полученным сообщением;
— соблюдение языковой нормативности деловой речи, а именно использование коротких фраз, четкую формулировку мыслей; использование речевых клише в соответствии с правилами официально-делового стиля;
— подчинение установленным правилам и ограничениям, присущим деловой коммуникации.
— «писаные»: отчёт, включая дипломатический, инструкции и контрактные обязательства, зафиксированные в соответствующих документах;
— «неписаные», то есть деловой этикет и культура общения.
Хотелось бы добавить ещё несколько непременных требований к ведению делового разговора:
— Произношение речи говорящего (хотя нормы устной деловой речи и не так строги, как у её письменной формы, говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка). Чаще всего говорящие делают ошибки в произношении и ударении, приведу пример лишь некоторых слов, в которых чаще всего допускается неправильное ударение: спецподразделение, страхование, баланс, максимальный, поставка, материал, предложение и т.д. Чтобы избежать подобных ошибок, необходимо обратиться к словарю, толковому, орфографическому или словарю ударений.
— Исключение так называемых «паразитических слов», таких как: так, скажем, как бы, вот, это, значит и другие.
Таким образом, соблюдение данных требований и их реализация в практике делового общения позволят каждому из участников соответствовать имиджу делового человека и достигать желаемых результатов на основе сотрудничества и взаимодействия.
Понравилась статья? Добавь ее в закладки (CTRL+D) и поделись с друзьями:
ПУБЛИЧНАЯ КОММУНИКАЦИЯ
Публичные коммуникации обычно представляют собой форму устной коммуникации, при которой большому числу слушателей передается информация в официальной обстановке. Они характеризуются передачей информации, которая имеет общественный интерес и одновременно имеет публичный статус. Публичный статус предполагает передачу информации лицом с определенным социальным статусом, т.е. официально установленным или неофициально признанным местом человека в социальной иерархии. Кроме того, статус публичности связан с официальной обстановкой общения, которая включает в себя предварительное оповещение аудитории о теме выступления и статусе говорящего, а также приглашение ее в определенное место и время. Официальное общение должно соответствовать определенным правилам.
В случае публичной коммуникации слушатели должны быть видимы говорящему, т.е. это взаимодействие в отличие от массовой коммуникации через СМИ. Как правило, аудитория специально организована, и ее характеристики должны быть известны говорящему (количество, возраст, профессия, пол и т.д.). Слушатели обычно являются заинтересованной аудиторией, которая специально пришла послушать выступающего из-за своей социальной роли (например, работники организации, студенты, члены церкви, сторонники политической партии и т.д.). Публичная коммуникация относится к институциональному (ориентированному на статус) общению в отличие от личностного. Ориентированное на статус общение имеет множество разновидностей, которые выделяются в соответствии с сферами общения и социальными институтами: политическими, деловыми, научными, педагогическими, медицинскими, военными, спортивными, религиозными, юридическими и т.д.
Формы общения в обществе развиваются в соответствии с его потребностями. Даже в дописьменные времена существовала публичная коммуникация, которую можно сравнить с ритуальными формами общения шаманов и племен. Появление государства и развитие литературного языка привели к выделению отдельных видов общения…
Жанры публичной коммуникации имеют стереотипный характер, который проявляется в определенных формах — типичном речевом поведении в ситуациях социального взаимодействия. Они являются вторичными по отношению к жанрам бытовой сферы общения и называются риторическими…
Устная коммуникация в образовании выполняет важную информативную функцию, передавая знания и воспитывая учащихся. Основными формами устной учебной коммуникации являются лекции и объяснения на уроках, где преподаватель выступает в качестве адресанта.
Устная деловая коммуникация обслуживает различные субъекты деловой сферы, начиная от индивидуальных фирм и организаций и заканчивая институциональными структурами, такими как суды или парламент. Деловое общение представляет собой взаимодействие между деловыми партнерами, направленное на организацию и оптимизацию предметной деятельности.
Этикетные высказывания относятся к общественному деловому ритуалу, цель которого заключается в поддержании хороших отношений в обществе или между обществами, регулировании поведения людей в больших и малых группах, а также создании и поддержании …
Пресс-конференции – это встречи официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и других) с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по важным вопросам. Обычно пресс-конференции проводятся после значительных событий …
Особые виды делового общения с широкой аудиторией. В качестве примера такого специфического вида деловой публичной речи можно рассмотреть парламентские дебаты, которые играют важную роль в политической жизни общества. Парламентские дебаты можно отнести к жанру деловой речи, поскольку обсуждение и принятие законов — это основная задача, которой занимаются депутаты
Устная коммуникация в публицистике. Среди жанров устной публицистической речи можно выделить телевизионное интервью и телевизионную дискуссию, которые занимают промежуточное положение между публичным и массовым общением по характеру адресата. Эти жанры можно назвать двойными по адресату. Истоки интервью как одной из форм публичного
Во время диалога перед аудиторией проходит телевизионное интервью. Ведущий телевизионного интервью стремится установить связь с зрителями на всех уровнях текста: коммуникативном, семантическом, композиционном и прагматическом. На коммуникативном уровне журналист старается вовлечь телезрителей в ситуацию общения: приветствует их вначале, а…
Телевизионная дискуссия представляет собой публичный диалог, в ходе которого сталкиваются различные, обычно противоположные точки зрения на важную социальную проблему. Публичная дискуссия проводится не с целью определить на месте, чья точка зрения правильная или убедительная, а…
Важность корпоративных коммуникаций для вашей компании
Независимо от размеров вашего бизнеса, проблемы в коммуникации будут возникать. И когда это происходит, все бизнес-процессы начинают расшатываться. Никто точно не знает, что происходит, проекты задерживаются, и восстановить работоспособность вашей команды кажется почти невозможным. Но есть и (хорошие новости). Такие ситуации являются вполне нормальным явлением.
Проведите день в любом офисе, и вы сразу поймете, почему: у людей разные стили общения. Один сотрудник может предпочесть поговорить с коллегами и увидеть "общую картину", в то время как другой даже не задумается об этом. Способы, которыми сотрудники взаимодействуют друг с другом, не исчерпываются.
Разнообразие — это соль жизни, и именно разнообразие способствует инновациям на рабочем месте.
Однако здесь возникает проблема: каким образом компании могут обеспечить согласованное взаимодействие сотрудников из различных подразделений, решать проблемы и избегать недопонимания, когда стиль коммуникации не вполне ясен? Этот вопрос сложен, но у него есть решение. Команды могут справиться с этой задачей, создавая коллаборативную среду и повышая производительность.
И всё начинается с корпоративных коммуникаций.
Что такое корпоративные коммуникации?
Корпоративные коммуникации — это управленческая функция или отдел (например, маркетинга, финансов) или операции, направленные на распространение информации среди ключевых групп, на соблюдение корпоративной стратегии и на создание сообщений для различных сфер деятельности организации.
Фактически, это "корпоративное сознание", которое отвечает за формирование и поддержание репутации компании. Департамент управляет коммуникационной стратегией, брендингом, внутренними коммуникациями сотрудников, организационной идентичностью, ответственностью, репутацией, коммуникациями во время кризиса, отношениями с инвесторами и связями с общественностью.
Корпоративные коммуникации часто подменяют связи с общественностью. Это происходит потому, что они тесно взаимосвязаны. Последние, однако, включают в себя всю коммуникационную деятельность (как внутреннюю, так и внешнюю), осуществляемую компанией. Связи с общественностью, как следует из названия, более тесно работают с руководством, чтобы строить и развивать отношения с широкой общественностью.
Вывод: под корпоративной коммуникацией понимается общая деятельность, которая включает управление и организацию как внутренних, так и внешних коммуникаций, направленная на "создание положительного образа среди заинтересованных сторон".
Виды корпоративной коммуникации
Компании, которые придают большое значение общению с персоналом и внешними заинтересованными сторонами, выдерживают конкуренцию намного дольше, чем те, кто этого не делает. Это взаимный процесс: обе стороны должны иметь возможность предоставить значимую обратную связь и видеть, как она применяется соответствующим образом.
Начнем эту статью со ситуации неправильного общения на рабочем месте. Поскольку это связано с коммуникацией (или ее отсутствием) внутри организации, это был пример внутренней коммуникации. Она представляет собой одну из форм корпоративной коммуникации и относится к информации, которой обмениваются члены организации, будь то сотрудники, заинтересованные стороны или совет директоров. По сути, это внутренняя деятельность компании.
Внутренние коммуникации крайне важны. При правильной организации они могут сформировать культуру всей компании, когда сотрудники обладают знаниями, их моральный дух высок, а компания укрепляет доверие и взаимопонимание со своими сотрудниками на всех уровнях. Кроме того, эффективные внутренние коммуникации могут сплотить сотрудников на пути к достижению целей их компании. Все сотрудники знают, что они делают и какую роль играют в общем успехе организации.
Внешняя коммуникация — это другой вид корпоративного общения, который включает в себя передачу информации компанией внешним сторонам (общественности, СМИ, правительству, клиентам, поставщикам, образовательным учреждениям и т. д.). Эта информация может быть о конкретных услугах компании или предоставлять общий обзор компании.
Внешние коммуникации выполняют две цели:
- Улучшить взаимодействие с внешними заинтересованными сторонами;
- Представить положительный образ в СМИ.
Внутренние и внешние коммуникации компании должны быть взаимовыгодными для всех участников. Если это так, компания сможет постоянно достигать своих целей. В противном случае отношения будут замедляться, что может привести к застою в работе.
Для оптимального отображения сайта мы применяем файлы cookie. Продолжая пользоваться нашим сайтом salespal.com, вы соглашаетесь на использование cookie-файлов.
